RODO w umowie najmu

Po latach debaty Unia Europejska ostatecznie opublikowała ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w kwietniu 2016 r. Jednak obowiązuje ono od 25 maja 2018 r., kiedy to wszystkie firmy musiały dostosować swoje systemy przechowywania danych i zasady do wprowadzonych zmian. Jak stwierdza UE, RODO ma na celu ustanowienie wspólnych ram, w których obywatele europejscy mają większą kontrolę nad swoimi personaliami. Oznacza to, że bez względu na to, gdzie znajduje się firma lub osoba, od której dane są pobierane, wszystkie firmy, które korzystają z danych obywateli europejskich, są zobowiązane do przestrzegania zasad RODO.

Czy RODO dotyczy mnie?

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem jednej nieruchomości, czy też zarządzasz wynajmem kilku domów, nowe przepisy europejskie obowiązują również Ciebie. Ponieważ wiele firm zajmujących się wynajmem mieszkań i właścicieli wynajmowanych nieruchomości gromadzi dane osobowe od swoich lokatorów, RODO ustanawia wytyczne dotyczące przechowywania, analizy i ochrony danych umożliwiających identyfikację najemców.

Co się stanie, jeśli złamie prawo?

Sankcje ustanowione przez Radę Europejską są bardzo istotne. Zgodnie z Art. 83 “Jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający narusza umyślnie lub nieumyślnie w ramach tych samych lub powiązanych operacji przetwarzania kilka przepisów niniejszego rozporządzenia, całkowita wysokość administracyjnej kary pieniężnej nie przekracza wysokości kary za najpoważniejsze naruszenie. Naruszenia przepisów dotyczących następujących kwestii podlegają zgodnie z ust. 2 administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Naruszenia przepisów dotyczących następujących kwestii podlegają zgodnie z ust. 2 administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Nieprzestrzeganie nakazu orzeczonego przez organ nadzorczy na podstawie art. 58 ust. 2 podlega na mocy ust. 2 niniejszego artykułu administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.”

Zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie danych osoba zajmująca się wynajmem nieruchomości, ma obowiązek przestrzegać wszelkich warunków nałożonych przez RODO.

Jak prawidłowo przetwarzać i przechowywać dane osobowe?

Wszystkie firmy muszą rozpocząć od wdrożenia środków i technik organizacyjnych mogących obejmować zakres, kontekst i ryzyko przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Mogą one obejmować:

Pseudonimizacje i szyfrowanie danych osobowych
Zapewnienie poufności systemów przechowywania danych
Zagwarantowania metody okresowej weryfikacji skuteczności tych systemów
Wszystkie podmioty przechowujące dane muszą posiadać zapisy dotyczące sposobu przechowywania i przetwarzania wszystkich danych osobowych od swoich najemców. Ponadto muszą przestrzegać procedur przejrzystości niezbędnych, w sytuacji gdy najemca zażąda usunięcia swoich personaliów.

Są to główne czynniki, które należy wziąć pod uwagę, aby dostosować swój najem do przepisów europejskich.

Aby prawidłowo przetwarzać i przechowywać dane osobowe warto je sortować i kategoryzować. W większości przypadków są to e-maile, adresy pocztowe, nazwiska lub numery dokumentów tożsamości. Warto zastanowić się nad bieżącym wykorzystaniem tych danych i przejrzeć zasady przechowywania i bezpieczeństwa. Obowiązkiem wynajmującego jest posiadanie wiedzy kto ma dostęp do tych danych.

Zgodnie z RODO personalia osobowe muszą być opatrzone zgodą osób, których dane dotyczą. Powyższe informacje na temat najemcy będą mogły być wykorzystywane i analizowane tylko wtedy, gdy:

Istnieje zgoda (pisemna) na przechowywanie i wykorzystanie tych danych

Są one niezbędne do świadczenia usługi. Na przykład dokumenty tożsamości lokatorów są potrzebne do sporządzenia rzetelnej i prawomocnej umowy najmu.
Jeśli są niezbędne do ochrony interesu użytkownika
Jeżeli są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego;

Jeśli twoje potrzeby nie odpowiadają żadnemu z powyższych, wymagana jest wyraźna zgoda na wykorzystanie i przetwarzanie danych osobowych.

RODO w wynajmowaniu

Zgodnie z wytycznymi RODO informacja dotycząca zgody na przetwarzanie danych musi być :

napisana jasnym, prostym i zrozumiałym językiem, który przekazuje informacje w zwięzły i przejrzysty sposób użytkownikowi.
oparta na podstawie prawnej
musi zawierać informacje dotyczące okresu, w którym dane będą przetwarzane i przechowywane.

Ważne jest wyjaśnienie, że wszelkie relacje między obiema stronami umowy najmu muszą zostać sformalizowane na piśmie. Konieczne jest zatem dokonanie przeglądu istniejących umów i dostosowanie ich w razie potrzeby do nowych przepisów.

Prawo powstało wraz z rozwojem kultury i postępem cywilizacyjnym. Było niezbędnym narzędziem funkcjonującym w pierwszych imperiach. Zarówno dawniej jak i dziś prawo stanowi podstawę zwyczajów warunkujących życie społeczne i kulturowe. Podstawy prawa oparte są na wielu paremiach. Jedną z nich jest aktualne stwierdzenie, iż nieznajomość prawa szkodzi- Ignorantia iuris nocet. Niestety w natłoku obowiązków nie zawsze mamy czas by zapoznać się ze wszystkimi nowelizacjami prawa. By nasz wynajem był zgodny z zapisami zawartymi w RODO, warto skorzystać z pomocy innowacyjnej aplikacji Rentumi. Dzięki niej w szybki i łatwy sposób stworzysz umowę najmu, która będzie nie tylko przejrzysta ale i zgodna z wszelkimi zapisami prawa. Rentumi wyposażone jest w generator umów, który w oparciu o szablon przygotowany przez doświadczonych prawników pozwoli stworzyć rzetelną i profesjonalną umowę najmu. Korzystając z wyżej wymienionej aplikacji warto również wspomnieć o sklepie Rentumi, który oferuje wiele ciekawych pakietów m.in. “bezpieczny najem”.Jest to sprawdzony przez 3 kancelarie adwokackie, aktualny, bezpieczny wzór umowy najmu, checklista weryfikacji lokatora oraz regulamin najmu. Dodatkowo posiadacze aplikacji mają możliwość wykupienia wszelkiego rodzaju szkoleń, pakietów dotyczących systemu najmu oraz gotowych umów. Warto zainwestować w ów aplikację aby zaoszczędzić swój czas i polepszyć jakość prowadzonego przez nas najmu.