Jak skutecznie przeprowadzić protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania?
Wynajem nieruchomości niesie ze sobą wiele niepewności i strachu. Wiele osób decydujących się na wynajem nieruchomości nie zdaje sobie sprawy z ryzyka jakim jest niewłaściwie skonstruowana umowa najmu. Nieznajomość prawa i co za tym idzie nie zabezpieczenie się przed przykrymi sytuacjami z najemcami może mieć niezwykle nieprzyjemne konsekwencje. Jedną z form zabezpieczającą zarówno właściciela jak i najemcę jest stworzenie protokołu zdawczo – odbiorczego wynajmowanego mieszkania.
Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania?
Protokół zdawczo odbiorczy wynajmowanego mieszkania to dokument, który powinien być integralną częścią umowy najmu mieszkania lub kupna mieszkania. Dokument ten definiowany jest przez ustawę o Ochronie Praw Lokatorów. Zgodnie z art. 6c rozdział 2 „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.”
W jakim celu się go tworzy ?
Protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania jest swoistym potwierdzeniem zawarcia umowy wynajmu mieszkania. Jego podpisanie jest formalną zgodą na warunki zawarte w umowie. Sporządzenie tego dokumentu pomoże uniknąć w przyszłości niepotrzebnych nieporozumień oraz spraw sądowych. Protokół zdawczo- odbiorczy wynajmowanego mieszkania jest szczególnie przydatny w spornych kwestiach dotyczących zwrotu kaucji. W związku z czym do umowy powinien zostać dołączony protokół z wyszczególnionym wyposażeniem mieszkania i jego stanem technicznym. Dokument ten warto wzbogacić o dokumentację fotograficzną. Taki załącznik umowy pozwoli nam oszacować ewentualne zniszczenia. Samo podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego wynajmowanego mieszkania ma także znaczenie psychologiczne. Sporządzając tego typu dokument dajesz do zrozumienia potencjalnemu najemcy, że dbasz i poważnie traktujesz swoją nieruchomość , że najprawdopodobniej w równie rzetelny i poważny sposób właściciel lokalu mieszkalnego podejdzie do odbioru mieszkania po wygaśnięciu umowy. To z kolei dyscyplinuje najemcę do większej dbałości o mieszkanie i sprzęt znajdujący się w nim. Tworzenie protokołu zdawczo-odbiorczego w połączeniu z rzetelną selekcją najemców, dobrze skonstruowaną umową najmu oraz pobraniem kaucji pozwoli uchronić nas przed nieuczciwym lokatorem i wszelkimi dodatkowymi kosztami.
Jak spisywać protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania?
Spisywanie wyżej wymienionego dokumentu powinno odbywać się w obecności obu stron umowy oraz przy aktywnym ich udziale. Wszelkie zapisy i dokumentacja powinna zostać na bieżąco weryfikowana. W czasie spisywania sprzętu warto skupić się nie tylko na jego stanie technicznym, ale i marce oraz numerze seryjnym. Aby wyżej wymieniony dokument został sporządzony rzetelnie zaleca się tworzenie go w ciągu dnia przy świetle dziennym. Ważnym elementem jest także spisanie liczników. To na ich podstawie przyszły najemca będzie rozliczał się z potencjalnych nadpłat lub niedopłat. Warto być konkretnym w zapisach. Nie należy używać ogólnikowych sformułowań typu „piekarnik jest uszkodzony”. Należy to twierdzenie sprecyzować np. „spalona żarówka podświetlająca piekarnik”. Tak jak każdy wiążący dokument protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania powinien spełniać z góry wyznaczone wymogi formalne. Dokument ten powinien zawierać dzień i miejsce stworzenia dokumentu, adres przedmiotowej nieruchomości. Każde pomieszczenie powinno być opisane indywidualnie. Warto zwrócić uwagę nie tylko na stan mebli czy sprzętu ale i okien, podłóg, ścian czy wszelkiego rodzaju instalacji. Zdjęcia powinny zostać dołączone do protokołu w formie załącznika np. na płycie CD. Aby załączone zdjęcia były integralną częścią protokołu zdawczo-odbiorczego musi do niego zostać wpisana jako załącznik. Wyżej wymieniony dokument zawierać zapis dotyczący przekazania wszelkich kluczy. Nie tylko kluczy do mieszkania, ale i do skrzynki pocztowej czy piwnicy. Ważne aby protokół zdawczo-odbiorczy był podpisywany w momencie przekazania kluczy najemcy. W ten sposób unikniemy oskarżeń, że uszkodzenia powstały po podpisaniu protokołu, lecz przed przekazaniem kluczy najemcy.
Czy można dokonywać zmian w protokole w czasie trwania umowy?
Jeśli w danym mieszkaniu zostały wprowadzone udogodnienia np. w postaci remontu to informacja ta powinna zostać dodana do protokołu zdawczo-odbiorczego w postaci załącznika podpisanego przez obie strony umowy. Gdy mamy do czynienia z wynajmem na czas określony np. na rok, warto w połowie czasu zrobić przegląd nieruchomości pod względem potencjalnych zniszczeń. Należy jednak pamiętać, że trzeba poinformować najemcę o planowanej wizycie z odpowiednim wyprzedzeniem.
Samodzielne tworzenie dokumentu czy z pomocą eksperta?
Większość osób decydujących się na wynajem mieszkania tworzy protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania we własnym zakresie. Należy jednak pamiętać, że jest to zadanie wymagające odpowiedniego zaangażowania, doświadczenia, wiedzy i nakładu pracy. Z tego względu warto rozważyć opcję współpracy z profesjonalnymi firmami zajmującymi zarządzaniem najmem. Jedną z nich jest wciąż rozwijająca się firma Rentumi. To aplikacja, której zadaniem jest usprawnienie i automatyzacja obsługi wynajętych mieszkań́. Składa się̨ z dwóch paneli (Zarządcy i Lokatora), które są ze sobą ściśle powiązane, co bardzo ułatwia relację pomiędzy właścicielem nieruchomości a osobą, która ją wynajmuje. To innowacyjne rozwiązanie posiada wiele przydatnych zastosowań m.in: automatyczne płatności online, windykacja niezapłaconych czynszów, pomoc na wypadek awarii (prosty sposób zgłaszania usterek, wyszukiwanie fachowca), szybki kontakt poprzez bazę̨ lokatorów z podglądem zadłużenia i aktualną umową, prosty i bezpieczny proces tworzenia umowy, wygodny i błyskawiczny podpis online umowy najmu oraz wygodny podgląd stanów liczników wraz z wykresem zużycia. Biznes wynajmu nieruchomości nigdy nie był tak prosty. W końcu zyskasz czas dla siebie razem z aplikacją Rentumi.